Клиентская база

Клиентская база — основа работы любой спортивной школы, клуба, секции или образовательной организации. Чем больше учеников, спортсменов, родителей и сотрудников участвуют в работе организации, тем важнее быстро находить нужную информацию, поддерживать данные в актуальном состоянии и контролировать все процессы из одного места.

В системе АкратоПРАЙМ мы создали единую систему управления клиентской базой, которая помогает сотрудникам экономить время на рутинных задачах и сосредоточиться на работе с людьми.

Вся информация о клиентах в единой системе

База клиентов формируется автоматически и может пополняться различными способами:

• самостоятельной регистрацией клиентов и родителей;
• ручным добавлением пользователей;
• через интеграцию с сообществом в ВКонтакте;
• через интеграцию с сайтом организации;
• импортом данных из Excel.

Все данные хранятся централизованно и доступны сотрудникам в соответствии с назначенными правами доступа.

По мере роста организации информация не теряется, а остается структурированной и удобной для дальнейшей работы.

Быстрый поиск и умная фильтрация

Когда в системе сотни или тысячи пользователей, поиск нужной информации становится отдельной задачей. В системе реализована гибкая система фильтрации, которая помогает находить нужных клиентов буквально за несколько секунд.

С помощью фильтров можно быстро сформировать выборки по:

• ролям, должностям и правам доступа;
• спортивным квалификациям;
• тегам;
• способам и источникам регистрации;
• наличию фотографии профиля;
• наличию сертификатов РУСАДА;
• и множеству других параметров.

Отдельные инструменты помогают выявлять дубли по ФИО, телефону или электронной почте, контролировать актуальность данных и поддерживать порядок в базе.

Фильтрация особенно полезна при подготовке документов, формировании отчетов, организации соревнований, работе с льготными категориями клиентов и решении повседневных административных задач.

Гибкий экспорт данных для отчетов и аналитики

Информация должна не только храниться, но и быть доступной для дальнейшей работы. Именно поэтому система предоставляет широкие возможности для экспорта данных.

Вы самостоятельно выбираете, какие сведения необходимо выгрузить, формируя отчеты под конкретную задачу.

Благодаря гибкой настройке экспортов сотрудники получают только те данные, которые действительно необходимы для работы.

Профиль клиента 

Профиль клиента объединяет всю информацию о пользователе и становится единым рабочим пространством для сотрудников организации.

Больше не нужно искать данные в разных таблицах, документах или переписках. Вся информация доступна в одном профиле и всегда находится под рукой.

В карточке клиента можно:

• просматривать контактные данные и персональную информацию;
• назначать роли, должности и права доступа;
• вести заметки;
• хранить дополнительные данные;
• работать с документами и файлами;
• отслеживать историю изменений данных.

Такой подход позволяет быстро получать полную картину по каждому клиенту и принимать решения на основе актуальной информации.

Система связывает профили родителей и детей между собой. Сотрудники могут получить контактные данные родителей, увидеть состав семьи и перейти к связанным профилям всего за несколько секунд.

Это упрощает коммуникацию и помогает избежать ошибок при работе с документами, оплатами и уведомлениями.

Удобная система хранения и обмена документами помогает своевременно отслеживать окончание документов и поддерживать данные в актуальном состоянии.

Качественная коммуникация напрямую влияет на удовлетворенность клиентов и родителей. Поэтому в АкратоПРАЙМ реализованы встроенные чаты в Профиле клиента, которые позволяют вести переписку непосредственно внутри системы. Все сообщения сохраняются в истории клиента и доступны сотрудникам организации. Это помогает избежать потери информации, ускоряет обработку обращений и делает взаимодействие с клиентами более прозрачным.

При подключении виртуальной телефонии в профиле пользователя также сохраняются записи телефонных разговоров, что позволяет всегда восстановить историю общения и контролировать качество обслуживания.

Профиль клиента помогает сотрудникам сопровождать ученика или спортсмена на всех этапах обучения. Сотрудники получают прозрачную картину образовательного или тренировочного процесса, а организация — дополнительные инструменты контроля качества работы.

Гибкая система ролей и прав позволяет безопасно организовать взаимодействие администраторов, тренеров, преподавателей, руководителей и других сотрудников организации.

База клиентов в системе АкратоПРАЙМ — это не просто список пользователей. Это полноценный инструмент управления взаимоотношениями с клиентами, который объединяет данные, документы, коммуникации, обучение и финансы в едином цифровом пространстве.

Чем больше становится ваша организация, тем важнее иметь систему, которая помогает поддерживать порядок, экономить время сотрудников и обеспечивать высокий уровень сервиса для клиентов и родителей.